제발 프로세스를 지켜서 진행하자

CEO Innovation Project : 회의문화 2 월간CEOl승인2016.04.01l수정2016.04.01 13:42l166호

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015년 초 프랑스에서 도발적인 책 한 권이 발간되었다. 책 제목은 “그들은 미쳤다. 한국인들(Ilssontfous, cesCoréens!)”이며, 부제는 “효율의 광란에서 보낸 10년”이다. 이 책의 저자 에릭 쉬르데쥬(Eric Surdej)는 2003년부터 2012년까지 10년 동안 국내 굴지 회사의 프랑스 법인에서 일했다. 마지막에는 프랑스 법인 대표까지 지냈으니, 한국 기업을 속속들이 알고 있다고 해도 과언이 아니다. 저자의 개인적 감정과 문화적 차이 때문에 다소 과장된 내용이 있을 수 있으나 몇 가지 의미 있는 지적들이 있다. 그는 한국 기업의 문화를 아주 위계적이고 군사적이라고 표현하고 있다. 특히 회의 시간에는 토론이나 의견 교환이 없고, 실적 관련 숫자만 거론됐고 목표 달성이 가장 중요했으며, 효율과 결과만 중요시했다고 강조하고 있다.

지금까지는 의견을 나눌 필요가 없었다. 실적과 계획을 보고하고, 이슈 사항을 나열한 후에 리더가 몇 가지 질문을 하고 몇몇 차석들이 눈치 보다 한마디 던지고 이에 대해 답변을 하면 끝나는 프로세스였다. 관리 중심의 비즈니스 세계에서는 보고와 지시 중심의 회의만으로도 효율적 조직 운영이 가능했다. 그러나 시대가 변했다. 그래서 리더들은 구성원들에게 의견을 내라고 한다. 새로운 관점에서 생각하고, 더 창의적인 의견을 내라고 한다. 그런데 구성원들은 의견을 내지 않는다. 왜 그럴까? 우리에게는 익숙하지 않은 풍경이라 그렇다. 우선 프로세스를 바꾸는 것으로 조금씩 개선해야 한다.

회의의 양을 줄이는 것이 첫 번째 과제였다면 회의의 질을 높이는 것은 두 번째 과제다. 두 번째 과제의 핵심은 시간의 효율적 활용이다. 베인 앤 컴퍼니(Bain & Company) 아메리카의 파트너인 마이클 맨킨스의 말이다. “Time is money, but few organizations treat it that way(시간은 돈이다. 그러나 시간을 돈처럼 소중하게 다루는 조직은 드물다).”

특히 우리가 시간을 소중히 다루지 못하는 것 중 하나가 회의다. 회의는 한 사람의 시간이 아닌 여러 사람의 시간을 쓰는 것이므로 더욱 신중해야 한다. 따라서 필자는 회의를 물리적 양만 줄이는 것을 넘어, 시간의 질적 활용을 위해 DIET Meeting Process를 제안한다.

DIET는 각 단계의 첫 글자를 따서 만든 것으로 총 4단계다.

<그림 1> DIET Meeting Process

‘Step 1’은 Define Agenda로 의제를 명확히 정의하는 단계다. 왜 하는지 목적을 명확히 하고, 누가 참여하며, 어떤 결과를 얻고 싶은지 정의해야 한다. 이때 회의의 의사 결정권자는 오늘 회의를 통해 얻고 싶은 기대사항을 명확히 밝힘으로써 회의가 논점을 유지하면서 생산적으로 진행될 수 있도록 지원해야 한다. 이 프로세스가 지켜지기 위해서는 Agenda가 명확해야 한다. 목적과 의제를 1~2줄로 기술할 수 없다면 그건 회의의 의제가 아니다. 프로세스를 준하여 회의를 진행할 것이 아니라 당장 다른 방법을 찾아야 한다.

‘Step 2’는 Inform about issue and root cause로 이슈와 근본원인을 설명하는 단계다. 이때 참석자 중 이슈와 가장 관련이 많은 사람이 이슈 사항에 대해서 간단하게 브리핑을 해야 한다. 주의해야 할 사항은 문제 중심이 아니라 근본 원인을 중심으로 설명하는 것이 필요하다. 왜냐하면 회의 목표는 문제를 해결하기 위한 대안을 논의하고 실행을 어떻게 할 것인지에 대해서 협의와 합의를 도출하는 것이기 때문이다.

‘Step 3’은 Explore alternative로 대안을 탐색하는 단계다. 이 단계에서 퍼실리 테이터의 역할이 중요하다. 참석자들이 자신의 견해를 자유롭게 제시할 수 있도록 분위기를 조성하고 촉진자로서의 역할을 해야 한다. 의장은 스폰서로서 최대한 발언을 자제하고 구성원들의 더 많은 의견을 듣기 위해 노력해야 한다. 참석자는 발언이나 의견을 통해서 회의에 기여해야 한다. 따라서 의제에 대해 사전에 충분히 생각하고 철저하게 조사를 하여 회의에 참석해야 한다.

‘Step 4’는 T3(target, time, those) setting으로 목표, 기한, 담당을 명확히 하는 것이다. 필자가 관찰한 바에 의하면 의사결정이 되었다고 회의를 마무리하는 경우가 종종 있었다. 회의 결론은 결정된 사안이 아니라 무엇을, 언제까지, 누가 할 것인지 실행계획을 명확히 하는 것이다.

더불어 회의의 프로세스 별로 참여자의 역할에 따른 적정한 개입 정도는 <표 2>와 같다. 프로세스와 함께 유념해 둔다면 회의가 더 효율적으로 진행될 수 있을 것이다.

<표 2> 회의 단계별 적정 개입 정도

 

최익성 (경영학 박사)

현 월간 CEO 객원기자

현 플랜비디자인 대표

현 글로벌이코노믹 고정 칼럼니스트

현 (주)미래티엔에프 인재경영 자문위원

                       저서 : 가짜 회의 당장 버려라

 

김경화 본부장

현 플랜비디자인 HRD PRO 총괄

전 HRD 컨설팅 학습과 나눔 책임연구원

전 자기주도 학습센터 운영 및

컨설팅(진로, 커리어)

 

 


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